Damit wir wissen, wovon wir sprechen, hier eine gute einfache Definition von Effizienz: „Effizienz ist das Verhältnis zwischen einem definierten wertvollen Ergebnis und dem Aufwand, der zu dessen Erreichung notwendig ist.“

Wenn wir „effizient“ arbeiten, dann erreichen wir das gewünschte Resultat mit einem möglichst geringen Aufwand. Aufwand ist Zeit, Anstrengung, Geld etc.

Warum arbeiten manche Leute hart und lange, während andere mit weniger Anstrengung wesentlich mehr bewältigen?

In meiner zwanzigjährigen Beratungspraxis rückte ich dieser Kernfrage sehr konsequent zu Leibe und sammelte dabei eine Menge an Erfahrungen.

Hier ist der erste einer Reihe von praxiserprobten Tipps um die eigene Effizienz zu verbessern:

1.)  KISS  (Keep It Simple & Short)

Wie ungewohnt! Unsere von der Schule geprägte Denkweise geht in die komplett entgegengesetzte Richtung: je größer das Problem, desto länger und komplizierter müssen doch die Denkprozesse und Lösungen sein! Nein, genau umgekehrt! Je komplexer die unerwünschte Situation, umso einfacher muss die Herangehensweise und die Lösung sein.

KISS ist eine mächtige Formel, praktisch auf alles anwendbar, auf Memos, strategische Planung, Umsetzungsprogramme, Informationen, Briefe, Angebote, Verträge, sogar EDV-Programme.

Beispiel: Ronald Reagan führte im Weißen Haus die Regel ein, dass jedes Briefing maximal eine Seite lang sein durfte. Damit  konnte er seine tägliche Arbeit ohne Informationsverlust leichter und schneller bewältigen. Er war der einzige US-Präsident, der locker blieb und während seiner Amtszeit nicht erschreckend sichtbar alterte.

Oder: Wie verkaufte ein Wiener Architekt Luxusprojekte an seine prominente Klientel? Nun, er pflegte sich mit einem Kunden in einem Kaffeehaus zu treffen, dessen Wünschen konzentriert zuzuhören und dessen Traumvilla schließlich gekonnt auf eine Papierserviette zu skizzieren! Für ihn war das die effizienteste Art sein Architekturbüro mit Aufträgen zu versorgen. Nicht übel: Ein Millionenauftrag für eine Skizze auf einer Papierserviette!

Also gut, noch ein Beispiel, aber jetzt das Letzte: Eine Handelsfirma führte ein elektronisches CRM-System ein, das alle Stückeln spielte. Jegliche Parameter, die man nur irgendwie brauchen konnte, wurden eingerichtet. Das System kam nie  zum Einsatz, es war zu aufwändig,  und laut Chef „unwirtschaftlich“, da es eine zusätzliche Arbeitskraft benötigt hätte um alle Daten einzugeben und diese am aktuellen Stand zu halten. Statt 100 Prozent hatten sie also letztlich Null Prozent, das war doch keine Lösung!

Mit KISS hat es dann super funktioniert. Wir haben das System reduziert auf ein notwendiges Minimum, und siehe da, jeder konnte es brauchen, jeder konnte damit umgehen, es konnte ohne großen Aufwand von der bestehenden Mannschaft aufrecht erhalten werden. Und das Erstaunlichste war:  Es erfüllte trotzdem 95% aller Anforderungen.

Nächste Woche gibt’s den nächsten Tipp! Bis dann!

Und ich freu mich über Kommentare, Beispiele, Anregungen

Johannes Praun
Praun & Amm Unternehmensberatung