Hier ist der dritte einer Reihe von praxiserprobten Tipps von Mag. JohannesPraun, um die eigene Effizienz zu verbessern:

 3.)   Erledige ich meine Aufgaben besser mündlich oder schriftlich?

Die Frage „mündlich oder schriftlich“ ist fast schon eine Glaubensfrage und spaltet die gesamte Arbeitswelt!

Es gibt auf der einen Seite die vehementen Vertreter der mündlichen Kommunikation. Die schwören darauf, dass sie mit ihrer Methode am besten Dinge erledigen können.

Das hat im Vertrieb durchaus seine Berechtigung. Ein Angebot mit dem Kunden persönlich besprechen bringt sicher mehr Erfolg als ihm dieses nur zu schicken. Auch eine Reklamation des Kunden wird sicher  besser mündlich als schriftlich behandelt.

Allerdings hat der Versuch alles mündlich zu erledigen einige gravierende Nachteile.  Und diese sind die gewichtige Munition der Verfechter der Schriftlichkeit!

Zuerst ist da die Frage der Erreichbarkeit, ist der andere gerade da, wenn ich ihn brauche? Und dann ruft er immer dann zurück, wenn ich gerade nicht kann! Mach ich es schriftlich, dann erledige ich meinen Part jetzt, der andere seinen Part zu seiner Zeit, fertig!

Ob ich nun zu meinem Arbeitskollegen gehe um etwas mit ihm zu besprechen oder einen Geschäftspartner anrufe- in jedem Fall unterbreche ich diesen in seiner Arbeit.  Und das kommt auf Dauer nicht gut an. Irgendwann wird sich der andere schützen, sonst besteht sein Arbeitstag nur aus Unterbrechungen.  Wie schützt er sich, wenn er clever ist? Indem er für mich nicht mehr mündlich erreichbar wird!

Ein anderer Nachteil ist die mangelnde Präzision mündlicher Kommunikation. Was letztendlich verbal vereinbart wurde, darüber gehen später die Meinungen stark auseinander.  Die meisten Streitereien lassen sich auf diese Ursache zurückführen.

Der größte Mangel des mündlich Erledigten ist das fehlende Gedächtnis für die Gruppe, das Team. Wenn ich als Verkäufer eine mündliche Vereinbarung mit einem Kunden treffe  und meine ausführenden Techniker wissen nichts davon – dann sind Schwierigkeiten vorprogrammiert, denn so kann Teamwork nicht funktionieren.

Der beste Tipp, den ich hier geben kann ist:

„Versuche immer, es schriftlich zu erledigen!“ Und das wird in über 90% aller Fälle die schnellste und beste Art sein.

Johannes Praun