Praun & Amm Unternehmensberatung Effizienztipp #4

„Effizienz ist das Verhältnis zwischen einem definierten wertvollen Ergebnis und dem Aufwand, der zu dessen Erreichung notwendig ist.“

Warum arbeiten manche Leute hart und lange, während andere mit weniger Anstrengung wesentlich mehr bewältigen?

In seiner zwanzigjährigen Beratungspraxis sammelte Mag.Johannes Praun dabei eine Menge an Erfahrungen.

Hier ist der vierte einer Reihe von praxiserprobten Tipps um die eigene Effizienz zu verbessern:

4.Tipp zur Effizienz: „Vermeiden Sie Rückstände!“

Als Rückstand ist gemeint eine wachsende Anhäufung unausgeführter Aufgaben, also entweder Nichterledigtes oder Halberledigtes.

Die Symptome sind hektische Betriebsamkeit, ohne dass aber wirklich etwas Vernünftiges produziert wird. Wenn das sehr lange andauert, versinkt der Bereich schließlich in Apathie.

Rückstände tauchen aus unterschiedlichen Gründen auf, keine Führung, fehlendes Knowhow, Personalmangel, zu wenig Vorausschau, Spitzenzeiten etc.

Das Teuflische daran ist aber: Rückstände erschaffen neue zusätzliche Arbeit, die nichts mit der Verringerung des Rückstandes zu tun hat. Sie verdoppeln die Arbeit, indem sie zusätzlich ein Verlangen nach Handhabung schaffen.

Nehmen wir ein Beispiel: Eine Versicherungsgesellschaft gerät mit der Zahlung von Ansprüchen in Rückstand. Dann treffen ganze Fluten von Rückfragen ein, in denen nach dem Grund verlangt wird. Die zuständige Sektion verbringt ihre Zeit nun damit, die Rückfragen zu beantworten, anstatt die Zahl der Ansprüche zu verringern. Die Menge an Arbeit verdoppelt und verdreifacht sich, aber es werden keine Ansprüche ausbezahlt!

Es kommt noch krasser: Ein Rückstand kann sich selbst vergrößern, indem er Unordnung hinzufügt, die bereits erledigte Dinge rückgängig macht. Wenn zum Beispiel die physische Ablage von Kundenakten in Rückstand gerät, und jemand braucht etwas davon, dann sucht er verzweifelt danach, bis er es findet! Und bringt dabei die Vorsortierung in komplette Unordnung.

Also, der beste Tipp ist hier: Lassen Sie es gar nicht zu Rückständen kommen! Seien Sie tagfertig! Alle Arbeit für den Tag erledigt, das soll immer das Ziel sein.

Ist man einmal in Verzug geraten, wird es aufwändig. Denn es erfordert eine sehr starke Anstrengung, einen Rückstand aufzuarbeiten. In der Regel schafft man das gar nicht alleine.

Was ist die Abhilfe?

1.) Besorgen Sie sich Hilfe, sie brauchen ein Team! Führen Sie ALL-HANDS-Aktionen durch, um die wichtigsten Arbeitsrückstände zu erledigen.

2.) Finden Sie den wirklichen Grund heraus, warum Sie in Verzug geraten sind, und bereinigen Sie diesen Umstand.

3.) Gibt es Schwachstellen in der Arbeit, Unsicherheiten? Packen Sie das jetzt an!

4.) Macht die Arbeit Spaß? Müssen Sie etwa Ihre Einstellung überprüfen?

5.) Straffen Sie die Disziplin!

Das kann jeder für sich anwenden, eine Führungskraft kann das auch für einen ganzen Bereich anwenden. Das funktioniert sogar mit einem ganzen Betrieb!

Viel Erfolg damit!

Johannes Praun